Dossier papier ou électronique

Le dossier d'un agent peut être géré sous format papier.

Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir :

• de documents établis sur support papier et numérisés,

• ou de documents produits directement sous forme électronique.

En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.

Passage au dossier électronique

Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l'administration, après avis du comité technique.

L'administration fixe la liste des documents, la catégorie de personnel concerné et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion.

Transfert du dossier

En cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent, le dossier reste géré par l'administration d'origine. L'administration d'accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

En cas de mutation ou d'intégration du fonctionnaire ou d'embauche du contractuel par une autre administration, le dossier est transféré à l'administration d'accueil.

Si l'administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous support électronique, l'administration d'origine créé une copie du dossier électronique de l'agent concerné sur papier. Le dossier électronique est détruit.

Fin de fonctions de l'agent

Lors de la cessation de fonction de l'agent, son dossier doit être archivé. Les personnes habilitées et lui-même peuvent y accéder. La durée de conservation varie de 1 à 10 ans selon le type de documents.