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Guide des droits et des démarches administratives

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VOS DROITS ET DÉMARCHES : Usage du vélo par les salariés : incitations de l'employeur

De nouvelles mesures sont mises en place afin d'inciter les employeurs à développer les trajets à vélo de leurs salariés : une réduction d'impôt pour les entreprises qui mettent à disposition de leurs salariés des vélos pour leurs déplacements quotidiens et une indemnité kilométrique pour les salariés qui se rendent sur leur lieu de travail à vélo.

Réduction d'impôt pour l'employeur

Depuis le 1^er janvier 2016, une entreprise qui met, de façon facultative, à disposition de ses salariés des vélos, pour leurs déplacements domicile-lieu de travail, peut réduire du montant de son impôt sur les sociétés les frais générés par cette mise à disposition gratuite, dans la limite de 25 % des frais engagés pour l'achat ou l'entretien de la flotte de vélos, y compris s'ils sont électriques.

Attention : cette réduction d'impôt ne concerne que les entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés (IS). Les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, professionnels libéraux, micro-entrepreneurs...) soumis à l'impôt sur le revenu ne peuvent pas en bénéficier.

Pour déterminer les frais ouvrant droit à la réduction d'impôt, peuvent être retenues les dépenses suivantes :

amortissements fiscalement déductibles d'acquisition de vélos, ;
amortissements ou charges déductibles des achats ou locations d'équipements de sécurité : casques, protections, gilets réfléchissants, antivols...
frais d'assurance contre le vol couvrant les déplacements à vélo des salariés entre leur domicile et leur lieu de travail ;
frais d'entretien des vélos ;
amortissements fiscalement déductibles relatifs à la construction, à l'aménagement ou à la location d'une aire de stationnement ou d'un local dédié aux vélos.

Les frais de location de vélos ne sont pas éligibles à la réduction d'impôt.

Lorsque le montant de la réduction d'impôt dépasse le montant de l'impôt dû, le solde non imputé n'est ni restituable, ni reportable (la réduction s'impute sur l'impôt dû au titre de l'exercice au cours duquel les frais ont été générés).

Indemnité kilométrique

Salariés du secteur privé

Une indemnité kilométrique vélo (IKV) pour les salariés qui pédalent entre leur domicile et leur lieu de travail est fixée à 0,25 € par kilomètre parcouru.

La prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique correspond au montant de l'IKV multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue à vélo entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail annuel.

Cette indemnité peut être prise en charge de façon facultative par l'employeur.

Les modalités d'application de l'IKV doivent faire l'objet :

soit d'un accord entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ;
soit d'une décision unilatérale de l'employeur après consultation du comité d'entreprise (CE) ou des délégués du personnel, s'il en existe.

La prise en charge par l'employeur peut être cumulée avec le remboursement des abonnements transports pour les trajets de rabattement vers des arrêts de transport public.

Pour l’employeur, cette participation à l’indemnité vélo est exonérée de cotisations sociales, dans la limite de 200 € par an et par salarié, et sur la base des kilomètres parcourus par les salariés pour se rendre à leur travail. Si l'employeur verse au-delà de ce plafond annuel, il doit payer des cotisations sociales sur la part dépassant le plafond.

Pour le salarié, l’indemnité kilométrique est exonérée d’impôt sur le revenu, comme c’est déjà le cas pour la contribution de l’employeur aux frais de transport en commun des salariés ou d’abonnement à des services publics de location de vélos. Toutefois, cette exonération est limitée pour l'IKV à 200 € par an.

Salariés du secteur public

En ce qui concerne les salariés du secteur public, le dispositif est, pour le moment, uniquement applicable aux agents des ministères en charge du développement durable et du logement, et des établissements publics qui en relèvent, à titre expérimental entre le 1^er septembre 2016 et le 31 août 2018.

La prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique correspond au montant de l'indemnité kilométrique vélo (IKV), fixé à 0,25 € par kilomètre parcouru, multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue à vélo entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail annuel.

L'IKV est prise en charge sous réserve d'une déclaration annuelle sur l'honneur de l'agent, s'engageant à utiliser un vélo pour assurer tout ou partie du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, pendant au moins les 3/4 du nombre de jours de travail annuel de l'agent.

La prise en charge est suspendue pendant les périodes d'absence de l'agent, quel qu'en soit le motif. Toutefois, la prise en charge est maintenue jusqu'à la fin du mois au cours duquel débute la période d'absence. Lorsque la reprise du service, à la suite de cette absence, a lieu au cours d'un mois ultérieur, la prise en charge est effectuée pour ce mois entier.

Les agents ayant plusieurs lieux de travail peuvent bénéficier de la prise en charge des frais engagés pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence habituelle et leurs différents lieux de travail, dans les mêmes conditions.

Places de stationnement pour les vélos

Tout bâtiment neuf, industriel, commercial (y compris les complexes de cinéma) ou accueillant un service public, comprenant des places de stationnement destinées aux employés ou à la clientèle, doit prévoir des infrastructures permettant le stationnement sécurisé des vélos.

Cette obligation est applicable aux demandes de permis de construire déposées à partir du 1^er janvier 2017.

Cet espace doit être situé :

soit au rez-de-chaussée du bâtiment ;
soit au premier sous-sol ;
soit à l'extérieur du bâtiment, à condition qu'il soit couvert, clos et situé sur la même unité foncière que le bâtiment.

Il peut être constitué de plusieurs emplacements situés à des endroits différents.

L'espace réservé aux vélos doit être surveillé ou comporter un système de fermeture sécurisé et des dispositifs fixes permettant de stabiliser et d'attacher les vélos par le cadre et au moins une roue.

La capacité de stationnement doit être en adéquation avec le nombre de personnes accueillies dans le bâtiment :

dans les bâtiments de bureaux, la superficie du parc à vélos doit représenter 1,5 % de la surface de plancher ;
dans les bâtiments à usage industriel ou tertiaire, ou accueillant un service public, le nombre de places de vélo doit être calculé par rapport à 15 % de l'effectif total de salariés accueillis simultanément dans les bâtiments, sur déclaration du maître d'ouvrage ;
dans les bâtiments commerciaux, le nombre de places de vélo doit correspondre à 10 % du nombre de clients et de salariés accueillis simultanément, sur déclaration du maître d'ouvrage.

Par exemple, un bâtiment industriel accueillant 200 salariés doit comporter 30 places de stationnement pour vélos ; s'il s'agit de bureaux, dont la surface de plancher est de 10 000 m², le parc à vélos doit avoir une surface de 150 m² minimum.